Поиск

Ссылки

Мы против такой Пенсионной реформы

2017 - Год Профсоюзной Информации

Наша группа Вконтакте

Общественное объединение - "Всероссийский Электропрофсоюз"

Федерация Независимых Профсоюзов России

Федерация профсоюзов Архангельской области

OАО "МРСК Северо-запада" "Архэнерго"

ООО «ТГК-2 Энергосбыт»

ОАО "ТГК-2"

ОАО "РаЭл"

ОАО "РаЭл"

Негосударственного пенсионного фонда Электроэнергетики

Яндекс.Погода
Рейтинг@Mail.ru
РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТ Печать E-mail
19.02.2021 13:07

РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТ: ДЛЯ КОГО УСТАНОВЛЕН,

КАКОВЫ ОСОБЕННОСТИ НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ

 

Многие лица, имея определенное место работы, тем не менее вынуждены постоянно его покидать в силу своих должностных обязанностей, выезжать в другие места вне места нахождения организации. Подобные работы считаются разъездными.

Принципиально важно отличать разъездной характер работ от выездов работников в командировку, которые тоже могут осуществляться с регулярной частотой. Также требуется определить, что понимать именно под постоянной выездной работой.

В статье 166 ТК РФ прямо указывается, что служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

 

Разные ведомства все-таки констатируют: законодательство не разъясняет, что такое разъездной характер работ. В Письме Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ указывается, что разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

Принципиально то, что, в отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна иметь постоянный характер.

Согласно ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен утвердить перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Этот перечень приводится в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте. Причем в трудовом договоре с конкретным работником в любом случае необходимо указать на разъездной характер его деятельности - при его наличии (ст. 57 ТК РФ).

В ином случае, если работник трудится вне места нахождения его постоянного рабочего места, такой выезд считается командировкой с соответствующими оформлением и компенсациями.

Однако и при разъездном характере работ работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

- расходы на проезд;

- расходы на наем жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок их возмещения тоже устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

 

Компенсации можно учесть в расходах

 

Глава 25 "Налог на прибыль организаций" НК РФ не содержит специальной нормы по учету в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с возмещением их работнику при выполнении им работы разъездного характера.

Возмещение работникам расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, связано с выполнением трудовых обязанностей и при исчислении базы по налогу на прибыль учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

Данные компенсации соответствуют понятию компенсации, приведенному в ст. 164 ТК РФ. Согласно этой статье под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, сопряженных с выполнением трудовых обязанностей.

 

На УСНО такие расходы не предусмотрены

 

Для налогоплательщиков, применяющих УСНО с объектом налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов", порядок определения расходов установлен ст. 346.16 НК РФ. В пункте 1 этой статьи приведен их закрытый перечень. Но расходы в виде возмещения работнику организации затрат, связанных с разъездным характером работы, напрямую в названном пункте не поименованы.

Согласно п. 2 ст. 346.16 НК РФ расходы, указанные в п. 1 этой статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, отраженным в п. 1 ст. 252 НК РФ, которые определяют, что налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, которые должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Причем расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, обозначенные в пп. 5, 6, 7, 9 - 21, 34 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль ст. 254, 255, 263, 264, 265 и 269 НК РФ.

Поскольку компенсации расходов в связи с разъездным характером работ прямо не поименованы в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, отсылки к нормам гл. 25 НК РФ к ним не относятся и данные компенсации не учитываются в расходах на УСНО. Такой вывод следует из Писем ФНС России N КЕ-4-3/5226 и Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174.

По мнению судей, эти затраты "упрощенец" все же может учесть, но только как расходы на оплату труда (Постановление ФАС СЗО от 14.11.2013 по делу N А66-420/2013). Добавим: с вытекающими отсюда последствиями в части обложения их НДФЛ и страховыми взносами.

 

Обложение компенсаций НДФЛ и страховыми взносами

 

В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных на основании законодательства РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Чиновники согласны с тем, что компенсации, о которых говорится в ст. 168.1 ТК РФ, соответствуют компенсационным выплатам, упомянутым в п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом они подчеркивают, что данные компенсации не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (см. Письмо Минфина России от 28.09.2016 N 03-04-06/56568). Этим они отличаются от компенсаций в виде суточных, выплачиваемых работникам, направленным в командировку. Ведь в отношении их действуют ограничения, установленные в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

По мнению судей, предъявление документов, подтверждающих понесенные работником расходы, для освобождения этих расходов от обложения НДФЛ необязательно (см. Постановление АС МО от 16.12.2014 N Ф05-12321/2014 по делу N А40-168631/13).

В любом случае не облагаемыми НДФЛ являются именно компенсации, перечисленные в ст. 168.1 ТК РФ. Надбавки к зарплате, которые работодатель может установить работнику за разъездной характер работ, компенсациями не являются, а представляют собой часть заработной платы и не освобождаются от обложения НДФЛ (Письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, Определение ВАС РФ от 07.11.2013 N ВАС-14952/13 по делу N А43-23164/2012).

В подпункте 2 п. 1 ст. 422 НК РФ в отношении обложения страховыми взносами выплат работникам имеется норма, аналогичная п. 3 ст. 217 НК РФ: не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (такие же положения применялись до 01.01.2017 согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Это касается и компенсаций, перечисленных в ст. 168.1 НК РФ.

Условием данного освобождения от обложения страховыми взносами также является то, чтобы эти компенсации не являлись оплатой труда, а представляли собой компенсацию, направленную на возмещение дополнительных затрат работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Особенно важно, что указанные выплаты должны производиться вне зависимости от трудового результата (см. Определение ВС РФ от 11.11.2016 N 304-КГ16-14616 по делу N А03-16738/2015).

Для освобождения этих компенсаций от обложения страховыми взносами необязательны и подтверждающие расходы документы (Постановление АС УО от 17.06.2016 N Ф09-6192/16 по делу N А60-41783/2015).

 

Для вычетов по НДС документы все же нужны

 

Расходы, которые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работодатель возмещает работнику при разъездном характере работ, носят такой характер, что поставщики услуг в виде названных расходов в отношении их часто оформляют бланки строгой отчетности и именно их предъявляют в качестве оправдания своих расходов указанные работники.

Так же бывает и в тех случаях, когда свой отчет о проделанных расходах предъявляет командированный работник. Для этих ситуаций есть конкретное правило, обозначенное в п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по НДС <1>. Согласно поименованному пункту при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются счета-фактуры либо заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке.

--------------------------------

<1> Упомянутая книга и Правила ее ведения утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137.

 

В Письме Минфина России от 11.08.2016 N 03-07-11/47114 указано, что сумма НДС по расходам на проезд и наем жилья сотрудниками организации с разъездным характером работы принимается к вычету в таком же порядке.

 

 

Данные выплаты носят компенсационный характер, установлены в целях возмещения работникам иных дополнительных расходов и затрат, связанных с исполнением ими трудовых функций, и не входят в систему оплаты труда, не являются доходом (экономической выгодой) работников и не облагаются страховыми взносами.

 

 

 

 

Разъездной характер работы

 

Об изменении размера суточных

при разъездном характере работы

 

Описание ситуации: В организации в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ выплачивается компенсация за разъездной характер работы за каждый день нахождения в пути: по России - 700 руб., за границей - 2500 руб.

 

Вопрос: Может ли организация увеличить эти суммы? Как это правильно сделать?

 

Ответ: В силу ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы на проезд; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

При этом в ТК РФ нет определения понятий "разъездной характер работы", "работа, осуществляемая в пути". Статья 57 ТК РФ только называет такие разновидности характера работы, однако содержание указанных понятий и их критерии не раскрывает.

В связи с чем полагаем, что отнести ту или иную работу к разъездной или работе в пути организация вправе самостоятельно, установив перечень таких работ, профессий, должностей коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. ст. 57 и 168.1 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 18.09.2009 N 22-2-3644). При этом возможно учитывать положения некоторых отраслевых актов, а также письма Роструда и судебную практику.

Из абз. 2 п. 2 Инструкции об организации служебных командировок сотрудников органов внутренних дел и военнослужащих внутренних войск Министерства внутренних дел РФ (утв. Приказом МВД России от 15.11.2011 N 1150) и п. 2 Инструкции об организации служебных командировок военнослужащих спасательных воинских формирований МЧС России и сотрудников Государственной противопожарной службы в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (утв. Приказом МЧС России от 10.01.2008 N 3) следует, что разъездной характер имеют работы, при выполнении которых осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории (участков), при наличии возможности ежедневного возвращения к месту жительства.

В Письме Роструда от 12.12.2013 N 4209-ТЗ, в частности, указано следующее:

"Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Таким образом, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 Кодекса".

По мнению чиновника Минздравсоцразвития Ковязиной Н.З. ("Заработная плата в 2007 году", АКДИ "Экономика и жизнь", 2007 г.), к разъездной работе следует относить только работу, по которой трудовая функция связана с постоянными перемещениями по одному (или нескольким) населенному пункту и у работника, как правило, нет постоянного рабочего места как такового. Необходимость поездок для выполнения служебных поручений сама по себе не может свидетельствовать о разъездном характере его работы.

В Определении Свердловского областного суда от 01.11.2011 N 33-15672/2011 суд, в частности, признал, что у работников РЖД, выполняющих работу на линии вне места расположения филиала ОАО "РЖД", структурного подразделения филиала ОАО "РЖД" или постоянного пункта сбора, был правомерно установлен разъездной характер работы. В частности, указанные работники выполняли работы в периоды продолжительностью от 3 до 25 суток вне места постоянного места жительства. При этом суд отметил, что согласно п. п. 1, 2 Положения о выплате надбавок, связанных с подвижным и разъездным характером работ в строительстве, утвержденного Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 01.06.1989 N 169/10-87 и применяющегося в части, не противоречащей ТК РФ, разъездной характер работ - работы на объектах, расположенных на значительном расстоянии от места размещения организации, в связи с поездками в нерабочее время от места нахождения организации (сборного пункта) до места работы на объекте и обратно имеют место, когда работник по роду своей деятельности вынужден находиться большую часть рабочего времени в разъездах. Возмещение работникам в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), по мнению суда, также свидетельствует о том, что работа, носящая разъездной характер, может осуществляться вне постоянного места жительства.

В Определении Свердловского областного суда от 01.11.2011 по делу N 33-15672/2011 суд отметил, что при совершении служебных поездок в разъездах работник выполняет работы в разных местах. Режим работы, при котором предполагаются служебные поездки из штаб-квартиры организации для выполнения работ в месте нахождения ее филиала, можно отнести к поездкам, осуществляемым в разъездах, если при этом предполагается, что работник выполняет работы и в месте нахождения штаб-квартиры организации.

Из вышеизложенного следует, что работу с разъездным характером возможно охарактеризовать следующими признаками:

- работник выполняет трудовые обязанности преимущественно не по адресу организации или ее обособленного подразделения;

- трудовая функция работника связана с постоянными перемещениями из одной географической точки в другую;

- у работника нет стационарного рабочего места;

- работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту жительства.

В силу ч. 1 ст. 166 ТК РФ разъездную работу нужно отличать от работы в пути.

На практике работа характеризуется как работа в пути, если трудовые функции работников осуществляются в процессе движения транспортного средства, например проводников, стюардесс, водителей автобусов, кондукторов, капитанов судов и др.

Согласно Приложению N 2 к Постановлению Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579 "Об утверждении Перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути, разъездным характером работ, а также при служебных поездках в пределах обслуживаемых ими участков" работниками, постоянная работа которых протекает в пути, в частности, являются:

- водители автобусов и такси, постоянно работающие на междугородных линиях пассажирского сообщения, и водители грузовых автомобилей, постоянно работающие на регулярных междугородных перевозках;

- водители, занятые централизованной доставкой автомобилей с заводов-поставщиков в адреса получателей;

- кондукторы на междугородных автобусах;

- агенты и экспедиторы грузовых автомобильных станций, занятые сопровождением грузов на регулярных междугородных перевозках.

Таким образом, при работе в пути основная работа протекает именно в пути при движении транспортного средства от одного объекта к другому.

Вместе с тем, несмотря на приведенные отличия, четких критериев, позволяющих однозначно и четко отграничить работы, имеющие разъездной характер, от работы в пути, в настоящее время нет.

Так, в вышеприведенном Постановлении Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579 одни и те же работники отнесены к категориям, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер (связана с систематическими служебными поездками). Например, работа водителей автобусов и такси, постоянно работающих на междугородных линиях пассажирского сообщения, и водителей грузовых автомобилей, постоянно работающих на регулярных междугородных перевозках, отнесена к работе в пути. Однако водители автомобилей, занятые на строительстве, ремонте и содержании автомобильных дорог и дорожных сооружений на них, выделенные для работы на линии, отнесены к работникам, работа которых имеет разъездной характер.

Из вышеизложенного следует, что работа может одновременно сочетать в себе оба характера, описанные выше (и работа в пути, и разъездная работа). При решении вопроса о характере работы сотрудника следует исходить в т.ч. из трудовой функции конкретного работника, приняв во внимание его должностные обязанности, сформулированные в трудовом договоре или должностной инструкции.

Из п. 2.1 представленного Положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути и имеет разъездной характер (далее - Положение о порядке возмещения расходов), следует, что работа водителей-экспедиторов имеет разъездной характер.

При этом, как было указано выше, согласно Приложению N 2 к Постановлению Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579 "Об утверждении Перечней профессий, должностей и категорий работников речного, автомобильного транспорта и автомобильных дорог, которым выплачиваются надбавки в связи с постоянной работой в пути" у водителей и экспедиторов грузовых автомобильных станций, занятых сопровождением грузов на регулярных междугородных перевозках, постоянная работа протекает в пути.

Согласно п. 1 ст. 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

При этом экспедитор - это лицо, выполняющее или организующее выполнение определенных договором транспортной экспедиции транспортно-экспедиционных услуг (п. 4 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 N 554).

В обязанности экспедитора по перевозке грузов входят: приемка груза со складов в соответствии с сопроводительными документами; проверка целостности упаковки (тары); контроль наличия приспособлений для перевозки грузов и санитарного состояния соответствующих видов транспорта, предназначенных для перевозки, правильности проведения погрузочно-разгрузочных работ, размещения и укладки грузов; сопровождение грузов к месту назначения; обеспечение необходимого режима хранения и сохранности их при транспортировке; сдача доставленного груза; оформление приемо-сдаточной документации; необходимость участия в составлении актов на недостачу, порчу грузов и других документов (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Из вышеизложенного следует, что, с одной стороны, работа водителей-экспедиторов заключается в управлении движущимся транспортным средством, в сопровождении груза, а с другой - они перемещаются из одной точки в другую для выполнения определенного задания (получения и сдачи груза, оформления документации). Таким образом, полагаем, что работа водителя-экспедитора по своему характеру одновременно и носит разъездной характер, и является работой в пути. В Постановлении ФАС МО от 12.03.2012 N А40-47608/11-91-203 также сказано, что работа водителей-экспедиторов осуществляется в пути, условия их работы признаются имеющими разъездной характер.

В связи с этим мы считаем необходимым порекомендовать организации указать в Положении о порядке возмещения расходов, что работа водителей-экспедиторов одновременно и носит разъездной характер, и является работой в пути. В силу ст. 57 ТК РФ указанный характер работы обязательно должен быть указан и в трудовом договоре.

Что касается вопроса о размере возмещения работникам, совершающим служебные поездки, дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места жительства (суточных).

Согласно ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в ч. 1 настоящей статьи, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

То есть порядок выплаты суточных для разъездного характера работ и работы в пути законодательством не установлен, работодатель вправе сам установить его в локальном нормативном акте.

Иными словами, при разъездном характере работы и при работе в пути суточные признаются компенсацией, установленной законодательством в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых обязанностей, в случае, если они выплачиваются в порядке и размере, установленных локальным нормативным актом.

Именно в указанном размере суточные будут включаться в состав расходов по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), не облагаться НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ). Соответственно, если названный порядок в локальном акте не установлен, такие расходы сами по себе не подлежат выплате, а значит, их нельзя отнести к установленным законом компенсационным выплатам, связанным с выполнением работником своих трудовых обязанностей.

В Письме ФНС России от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488 также отмечено, что возмещение расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ, осуществляется, если локальным нормативным актом, коллективным договором или соглашением установлен перечень работ, профессий или должностей работников, чья работа носит разъездной характер, а также установлены порядок и размеры возмещения расходов.

В рассматриваемой ситуации в разд. 5 Положения о порядке возмещения расходов предусмотрено, что работникам с разъездным характером работы во время служебных поездок выплачиваются суточные в установленных размерах, а также предусмотрен порядок их выплаты.

Учитывая вышеизложенное, полагаем, что, если работодатель намерен изменить указанный размер суточных, ему следует внести изменения в Положение о порядке возмещения расходов, установив новый размер (например, путем издания соответствующего приказа).

При этом следует иметь в виду, что суточные при разъездном характере работы не нужно подтверждать документально, т.к. их назначение законодателем не определено. Иными словами, работник не должен объяснять, куда он их потратил. Самое главное - подтвердить их получение лицом, которому в определенном законом порядке установлен разъездной характер работы (работа в пути), и факт совершения служебной поездки определенной продолжительности. Время нахождения в служебной поездке (для расчета суточных) можно подтверждать любыми документами (в данном случае согласно п. 5.3 Положения о порядке возмещения расходов - это путевые листы), а также иными документами, подтверждающими факт служебной поездки (приказом директора, отметками в паспорте и т.п.).

В Письме Минтруда России от 28.12.2015 N 17-3/В-641 сказано следующее:

"Таким образом, учитывая положения статьи 168.1 Трудового кодекса, в соответствии с которыми работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, в том числе суточные, размер которых определяется коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, считаем, что данные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды на основании подпункта "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона N 212-ФЗ.

Одновременно сообщаем, что, исходя из положений статей 164 и 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием работников вне места постоянного жительства (суточных), в связи с тем что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, что, соответственно, должно подтверждается документально.

Таким образом, необходимо подтверждение разъездного характера работ, а при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, в том числе суточных, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких денежных выплат и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте".

Полагаем, что указанное разъяснение ведомства к суточным не относится. Их выплата обусловлена прежде всего дополнительными затратами, связанными с проживанием вне места жительства при служебной поездке. Конкретная цель расходования суточных законодательством не установлена. Самое главное в этом случае - подтвердить факт служебной поездки определенной продолжительности. То есть подтвердить, что выплата суточных была обусловлена именно служебной поездкой работника с разъездным характером работы или работающим в пути. Аналогичный вывод следует из Письма Минтруда России от 28.12.2015 N 17-3/В-641, в котором сказано, что:

"исходя из положений статей 164 и 168.1 Трудового кодекса, компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов, в том числе связанных с проживанием работников вне места постоянного жительства (суточных), в связи с тем что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер, что, соответственно, должно подтверждается документально. Таким образом, необходимо подтверждение разъездного характера работ, а при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, в том числе суточных, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких денежных выплат и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке независимо от их размеров, определенных в коллективном договоре или в локальном нормативном акте".

Аналогичный вывод следует из Постановления ФАС ПО от 29.04.2014 N А65-15922/2013. Суд установил, что:

"общество осуществляет деятельность в области автомобильных грузовых перевозок и возмещает водителям экспедиторам расходы, связанные со служебными поездками, за каждые сутки, проведенные вне места постоянного жительства. Данные выплаты осуществлялись в соответствии с Положением о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников общества, и приказами о возмещении расходов при исполнении трудовых обязанностей. Локальными актами, принятыми в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, был определен порядок компенсации работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, расходов, связанных со служебными поездками, в том числе по проезду, по найму жилого помещения, а также иных расходов, произведенных с согласия работодателя. Данные выплаты представляют собой компенсационные выплаты по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Исходя из указанных обстоятельств, суд пришел к выводу о том, что выплаченные суммы, исходя из их направленности и экономического содержания, могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной поездкой, произведенных с разрешения работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Следовательно, денежные средства, выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные поездки, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, поэтому не подлежат обложению страховыми взносами.

Спорные выплаты представляют собой компенсацию, предусмотренную подпунктом "и" пункта 2 части 1 статьи 9 Закона о страховых взносах.

Довод налогового органа об отсутствии каких-либо документов, подтверждающих, что работники во время служебных командировок несли какие-либо расходы, опровергается материалами дела. В качестве таких документов представлены трудовые договоры, отчеты о служебных поездках, приведенные положения о порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, путевые листы, товарно-транспортные накладные, акты оказанных услуг.

Данные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспортного средства и продолжительности поездки. Указанные документы подтверждают факт нахождения работника в разъезде. По своему характеру данная компенсация (суточные) не предполагает возмещение документального подтверждения расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками такого работника, размер и порядок возмещения которых также определены указанными актами организации, не облагаются страховыми взносами только при документальном подтверждении таких расходов (билетами на проезд, гостиничными счетами и т.д.).

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы выплат в пользу работников не могут признаваться компенсационными в связи с разъездным характером работы работников".

Таким образом, в рассматриваемой ситуации работодатель вправе внести изменения в Положение о порядке возмещения расходов (например, путем издания приказа), увеличив размер суточных работникам с разъездным характером работы и работникам, работающим в пути.

Именно в этом размере суточные будут признаваться компенсационной выплатой, связанной с выполнением трудовых обязанностей, установленной законодательством. При этом документальным подтверждением суточных будут являться документы, обосновывающие их выплату соответствующим работникам (Положение о порядке возмещения расходов, трудовые договоры), а также документы, подтверждающие факт служебной поездки (приказ, путевые листы и т.п.).